Data Protection

Notice d'information

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (dénommé « RGPD »), et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), la présente notice d’information (« Notice ») définit et vous informe de la manière dont le Luxembourg Institute for High Performance in Sports (le « LIHPS ») collecte, traite et protège vos données personnelles et des droits dont vous disposez. Sont considérées comme des données personnelles, toute information permettant de vous identifier directement ou indirectement. A ce titre, il peut s’agir par exemple des données de base (p. ex. nom, adresse, date de naissance), des données de contact (p. ex. adresses e-mail, numéro de téléphone, services de messagerie), des données de contenu (p. ex. textes saisis, photographies, vidéos, contenus de documents/fichiers), des données contractuelles (p. ex. objet du contrat, durée).

1. Nom et données de contact du responsable du traitement

Si vous avez des questions concernant la politique de confidentialité ou plus généralement en matière de protection des données ou de traitement de vos données personnelles ou si vous souhaitez exercer vos droits cités ci-après, vous pouvez contacter le LIHPS à l’adresse suivante :

Luxembourg Institute for High Performance in Sports a.s.b.l.
3, route d’Arlon
L-8009 Strassen
Téléphone : (+352) 28 99 96 99
E-mail : info@lihps.lu
Site internet : www.lihps.lu

Si vous souhaitez contacter notre délégué à la protection des données, veuillez trouver les coordonnées ci-dessous :

Alwin de Prins
Téléphone : (+352) 28 99 96 99 12
E-mail : info@lihps.lu

2. Finalités, base de légitimité du traitement et catégories de données traitées

Suivant votre relation avec le LIHPS, différentes données sont susceptibles d’être enregistrées par le LIHPS :

2.1 Pour la gestion administrative des membres du Conseil d’administration

Pour la gestion administrative des membres du Conseil d’administration, le LIHPS enregistre des données telles que : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone et taille des vêtements.

2.2 Pour la gestion du site internet

Pour la gestion du site internet (sur base du consentement), le LIHPS enregistre des données telles que : les cookies, les préférences de cookies, l’adresse IP, les moments de connexion, etc.

Il est possible de configurer les paramètres du navigateur pour permettre la gestion des cookies, comme leur acceptation ou leur refus, individuellement ou de manière générale. La gestion des cookies dépend des fonctionnalités spécifiques à chaque navigateur, accessibles via le menu d’aide.

Des informations sur la configuration des cookies dans différents navigateurs sont disponibles aux liens suivants :

2.3 Pour la gestion des médias (communication)

Pour la gestion des médias et de la communication (sur base du consentement/sur base d’intérêt légitime), le LIHPS enregistre des données telles que : photos et vidéos.

2.4 Pour la gestion du personnel du LIHPS

Pour la gestion des salariés (sur base d’un contrat), le LIHPS enregistre des données telles que : nom, prénom, CV, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro d’identification national, date de naissance, copie de la carte d’identité, photo, classe d’impôt, compte bancaire, salaire, certificats de maladie, jours de congés, état civil, nom du conjoint, noms des enfants, date de début, taille des vêtements, détails sur les formations continues et voyages professionnels et détails sur le temps de travail presté.

2.5 Pour la gestion des experts externes

Pour la gestion des experts externes (sur base d’un contrat/sur base d’intérêt légitime), le LIHPS enregistre des données telles que : nom, prénom, CV, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, photo, compte bancaire et taille des vêtements.

2.6 Pour la gestion des stagiaires

Pour la gestion des stagiaires (sur base d’un contrat), le LIHPS enregistre des données telles que : nom, prénom, CV, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, établissement scolaire/universitaire.

2.7 Pour la gestion des sportifs de haut niveau accompagnés par le LIHPS

Pour la gestion des sportifs de haut niveau accompagnés (sur base d’intérêt légitime), le LIHPS enregistre les données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance, photo, sexe, sport pratiqué, fédération concernée, résultats sportifs, programmes d’entraînement, données liées à la performance sportive ainsi qu’à la prévention et au retour au sport (telles que les données physiologiques, biomécaniques, orthopédiques, anthropométriques, nutritionnelles, etc.), données relatives à la gestion de la double carrière sportive (telles que les données socioprofessionnelles et les informations sur la carrière scolaire, universitaire ou professionnelle), services d’accompagnement reçus, matériel prêté, dates des rendez-vous pris avec les experts internes et externes, dates des rendez-vous pris pour le grand médico-sportif, dates des rendez-vous pour le testing sportif à la SportFabrik, dates des rendez-vous pour les mesures effectuées au Centre National Sportif et Culturel « d’Coque », ainsi que noms des experts consultés.

2.8 Pour la gestion des entraîneurs des sportifs de haut niveau accompagnés par le LIHPS

Pour la gestion des entraîneurs des sportifs de haut niveau accompagnés par le LIHPS (sur base d’intérêt légitime), le LIHPS enregistre les données suivantes : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, fédération concernée.

2.9 Pour les relations avec les fédérations

Pour les relations avec les fédérations (sur base d’intérêt légitime), le LIHPS enregistre des données telles que : nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone de la personne de contact.

2.10 Pour la gestion des fournisseurs

Pour la gestion des fournisseurs (sur base d’un contrat), le LIHPS enregistre des données telles que : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, compte bancaire et numéro de téléphone de la personne de contact.

2.11 Pour la gestion des litiges et des réclamations concernant le RGPD

Pour la gestion des litiges et des réclamations concernant le RGPD (sur base d’intérêt général), le LIHPS enregistre des données telles que : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone de la personne de contact.

2.12 Pour le traitement des demandes reçues via l’adresse de contact « info@lihps.lu »

Pour la gestion des demandes reçues par le biais de l’adresse e-mail info@lihps.lu (sur base d’intérêt légitime), le LIHPS enregistre des données telles que : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et éventuelles données personnelles contenues dans le message de la personne de contact.

3. Catégorie de destinataires des données traitées

Certaines des données évoquées ci-dessus peuvent être partagées avec des prestataires de services, partenaires ou autres intervenants externes. Le LIHPS veille à limiter le partage de données au strict minimum nécessaire pour assurer ses missions. En aucun cas, il ne vend les données personnelles à de tierces parties ou ne les transmet à des tiers sans votre autorisation.

3.1 Pour la gestion administrative des membres du Conseil d’administration

Dans le cadre de la gestion administrative des membres du Conseil d’administration, des données sont transmises au Conseil d’administration, au personnel administratif (directeur général, secrétariat) et à des instances publiques telles que le RCS ou le RBE. Dans le cas où les membres reçoivent un badge d’accès pour la Maison des Sports à Strassen, leurs données sont également transmises à un prestataire externe chargé de l’émission des badges.

3.2 Pour la gestion du site internet

Pour la gestion du site internet, des données sont transférées au personnel administratif (directeur général, secrétariat) et à des prestataires de services externes.

Le consentement s’applique aux domaines suivants : lihps.lu, google.com et youtube.com.

3.3 Pour la gestion des médias (communication)

Pour la gestion des médias/communication, des données sont transférées au personnel administratif (directeur général, secrétariat) et à des prestataires de services externes.

3.4 Pour la gestion du personnel

Les données des salariés sont transférées au Conseil d’administration et au personnel administratif (directeur général, secrétariat). Elles sont également transférées à une fiduciaire (HB Fiduciaire) pour l’établissement des fiches de salaire et à un prestataire externe pour la gestion de l’horaire mobile, des absences et des congés. Certaines données sont transmises aux instances responsables des impôts, de la sécurité sociale et du contrôle financier.

3.5 Pour la gestion des experts externes

Les données des experts externes sont transférées au personnel administratif (directeur général, secrétariat), au personnel du Pôle Performance, du Pôle Prévention et Retour au Sport, et du Pôle Double Carrière et, dans certains cas, au Conseil d’administration. Certaines données sont également transmises aux instances responsables des impôts.

3.6 Pour la gestion des stagiaires

Les données des stagiaires sont transférées au personnel administratif (directeur général, secrétariat), au membre du personnel désigné comme maître de stage et, dans certains cas, au Conseil d’administration.

3.7 Pour la gestion des sportifs de haut niveau accompagnés par le LIHPS

Les données relatives à l’accompagnement des sportifs de haut niveau sont transmises sur une base « need to know » au personnel administratif (directeur général, secrétariat), au personnel du Pôle Performance, du Pôle Prévention et Retour au Sport, et du Pôle Double Carrière, aux experts externes, et, dans certains cas, au Conseil d’administration, au ministère des Sports, au Centre Hospitalier de Luxembourg (CHL), au Centre National Sportif et Culturel « d’Coque », au Comité Olympique et Sportif Luxembourgeois (COSL) et au Luxembourg Institute of Research in Orthopedics, Sports Medicine and Science (LIROMS), uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution du service.

Si le sportif de haut niveau fréquente le Sportlycée ou fait partie de la section de sports d’élite de l’armée (SSEA), ces données peuvent également, dans certains cas, être transmises au Sportlycée ou à l’armée luxembourgeoise.

3.8 Pour la gestion des entraîneurs des sportifs de haut niveau accompagnés par le LIHPS

Les données relatives à l’accompagnement des entraîneurs des sportifs de haut niveau sont transmises au personnel administratif (directeur général, secrétariat), au personnel du Pôle Performance, du Pôle Prévention et Retour au Sport, et du Pôle Double Carrière, aux experts externes, et, dans certains cas, au Conseil d’administration, au ministère des Sports, au Centre National Sportif et Culturel « d’Coque », au Comité Olympique et Sportif Luxembourgeois (COSL) et au Luxembourg Institute of Research in Orthopedics, Sports Medicine and Science (LIROMS), uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution du service.

3.9 Pour les relations avec les fédérations

Dans le cadre des relations avec les fédérations, des données sont transférées au personnel administratif (directeur général, secrétariat), au personnel du Pôle Performance, du Pôle Prévention et Retour au Sport, et du Pôle Double Carrière et, dans certains cas, au Conseil d’administration.

3.10 Pour la gestion des fournisseurs

Pour la gestion des fournisseurs, des données sont transférées au personnel administratif (directeur général, secrétariat), aux membres du Conseil d’administration, à une fiduciaire (HB Fiduciaire) ainsi qu’à un prestataire externe chargé du contrôle financier.

3.11 Pour la gestion des litiges et des réclamations concernant le RGPD

Dans le cadre de la gestion des litiges et des réclamations concernant le RGPD, des données sont transférées au personnel administratif (directeur général, secrétariat) et aux membres du Conseil d’administration.

3.12 Pour le traitement des demandes reçues via l’adresse de contact « info@lihps.lu »

Dans le cadre de la gestion des demandes reçues par le biais du formulaire de contact, des données sont transférées au personnel administratif (directeur général, secrétariat) et, dans certains cas, au Conseil d’administration.

4. Durée de conservation

Le LIHPS s’engage à ne pas stocker vos données plus longtemps que leur conservation est nécessaire à l’exécution de ses missions et tâches. De plus, le LIHPS veille à respecter les délais de conservation requis par des lois ou règlements.

4.1 Pour la gestion administrative des membres du Conseil d’administration

Pour les données des membres du Conseil d’administration, la durée de conservation est de 3 ans à partir du moment de :

La fin du mandat ;
L’exclusion d’un membre ;
La notification écrite que la personne ne souhaite plus être membre.

4.2 Pour la gestion du site internet

Certains cookies sont supprimés à la fin de la session de navigation, c’est-à-dire après la fermeture du navigateur (« cookies de session »). D’autres cookies, en revanche, restent sur l’appareil et permettent au LIHPS ainsi qu’à ses partenaires (cookies tiers) de reconnaître le navigateur lors d’une prochaine visite (« cookies persistants »). Lorsqu’ils sont utilisés, les cookies collectent et traitent individuellement des informations spécifiques telles que les données du navigateur, les données de localisation ou les adresses IP. Les cookies persistants sont toutefois automatiquement et systématiquement supprimés après une période prédéterminée, qui peut varier selon leur nature.

4.3 Pour la gestion des médias (communication)

Les photos, vidéos et résultats sportifs sont conservées jusqu’au retrait du consentement/opposition des personnes concernées.

4.4 Pour la gestion du personnel

Les données des salariés sont conservées 3 ans après la résiliation du contrat de travail. Concernant les candidats non retenus, leur CV est conservé pendant 2 ans après réception.

4.5 Pour la gestion des experts externes

Les données des experts externes sont conservées 3 ans après la notification écrite de l’arrêt de la collaboration.

4.6 Pour la gestion des stagiaires

Les données des stagiaires sont conservées 3 ans après la fin du stage.

4.7 Pour la gestion des sportifs de haut niveau accompagnés par le LIHPS

Les données liées à la performance sportive ainsi qu’à la prévention et au retour au sport (telles que les données physiologiques, biomécaniques, orthopédiques, anthropométriques, nutritionnelles, etc.) et les données relatives à la gestion de la double carrière sportive (telles que les données socioprofessionnelles et les informations sur la carrière scolaire, universitaire ou professionnelle) sont conservées pendant une durée de 10 ans (par exemple, pour comparer un nouvel athlète à un ancien) à partir de l’arrêt de l’éligibilité du sportif de haut niveau aux services du LIHPS.

Pour les autres données des athlètes bénéficiant des services du LIHPS, la durée de conservation est de 3 ans à partir de l’arrêt de l’éligibilité du sportif de haut niveau aux services du LIHPS.

4.8 Pour la gestion des entraîneurs des sportifs de haut niveau accompagnés par le LIHPS

Les données des entraîneurs des sportifs de haut niveau accompagnés par le LIHPS sont conservées 3 ans à partir de l’arrêt de l’éligibilité de son sportif de haut niveau aux services du LIHPS.

4.9 Pour les relations avec les fédérations

Les données concernant les personnes de contact des fédérations sont conservées 3 ans après la fin du contrat de travail de la personne concernée au sein de la fédération.

4.10 Pour la gestion des fournisseurs

Les données relatives aux fournisseurs à des fins comptables sont conservées pendant 10 ans après la fin du contrat.

4.11 Pour la gestion des litiges et des réclamations concernant le RGPD

Les données collectées dans le cadre des litiges et des réclamations en matière de la protection des données sont conservées 3 ans à partir de la fin de la procédure.

4.12 Pour le traitement des demandes reçues via l’adresse de contact « info@lihps.lu »

Les données relatives aux demandes reçues via l’adresse de contact « info@lihps.lu » sont conservées pendant 1 an après le dernier contact.

5. Protection de vos données

5.1 Sécurité des données

La sécurité de vos données à caractère personnel est une priorité pour le LIHPS. Dans cette optique, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées contre l’altération, la perte, la destruction, la falsification, les manipulations, les accès ou les divulgations non autorisés, notamment lors de leur conservation, leur utilisation et de leur transfert, en conformité avec les lois et réglementations en vigueur.

Le nombre de collaborateurs ayant accès à vos données est limité. Ces employés, soigneusement sélectionnés, sont en mesure d’accéder à vos données personnelles afin de mener à bien leurs missions. Toutes les personnes ayant accès à vos données à caractère personnel sont liées par un devoir de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires en cas de non-respect. Dans le cadre de nouveaux projets qui pourraient avoir un impact sur votre vie privée, une analyse approfondie est en outre réalisée en vue de garantir vos droits, la sécurité et la protection de vos données personnelles.

Nous tentons d’implémenter constamment de nouvelles mesures techniques. Si un incident devait tout de même se présenter, dans le cadre duquel vos données sont impactées, vous serez personnellement averti dans les circonstances prévues par la loi.

5.2 Transfert international

Pour ce qui est de la transmission internationale de données personnelles, le LIHPS protège vos données conformément au niveau de protection exigé par la réglementation européenne.

Le LIHPS vous informe qu’il peut avoir recours à des prestataires, qui sont situés dans des pays, en dehors de l’Union Européenne (dont les lois n’assurent pas une protection de vos données équivalente à celle offerte par la réglementation en vigueur au sein de l’Union européenne) ou qui font eux-mêmes appel à des sous-traitants qui se situent à l’étranger, y compris en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE) et de traiter vos données personnelles dans un pays autre que votre lieu de résidence.

Dans ce cas, nous appliquons les mesures requises par la législation applicable de sorte que vos données bénéficient de la protection appropriée. Le LIHPS s’assure préalablement de la mise en œuvre par ses prestataires de garanties adéquates et du respect de conditions strictes en matière de confidentialité, d’usage et de protection des données. Le LIHPS s’assurera sur l’existence d’une base juridique pour effectuer un quelconque transfert de données vers un pays tiers.

Par exemple toutes les données sont stockées au moins en partie sur des serveurs de différentes entreprises sous-traitantes. Certains de ces sous-traitants utilisent une plateforme cloud hébergée aux États-Unis d’Amérique, tout en offrant des garanties spécifiques concernant les mesures de sécurité mises en œuvre pour les transferts de données personnelles.

6. Droits des personnes concernées

Vous pouvez accéder aux données vous concernant et en obtenir une copie (article 15 du RGPD), obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD), vous opposer au traitement de vos données dans les conditions prévues par l’article 21 du RGPD ou obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’article 17 du RGPD. Vous disposez dans certains cas d’un droit à la portabilité (article 20 du RGPD) et à la limitation du traitement dans les conditions prévues par l’article 18 du RGPD.

7. Réclamation auprès de la CNPD

Si vous estimez que le traitement de vos données effectué par nous constitue une violation du RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNPD (www.cnpd.lu).